Comment empêcher votre messagerie de vous gâcher votre retour de vacances !

Les vacances terminées, il est temps de reprendre le chemin du travail. Lorsque vous ouvrez votre messagerie et, comme à chaque retour de vacances, malgré le message d’absence indiquant que vous n’êtes pas au bureau depuis plusieurs semaines, votre boite mail est pleine. Et là, la mélancolie des congés vous envahit et le stress de la rentrée vous gagne.

Vous pourriez craquer et jeter les 10000 messages reçus à la corbeille. Mais avant d’en arriver là, je vous propose quelques astuces pour éviter de perdre le repos bénéfique des congés et gérer votre boite mail sans stress, tout en gagnant en temps et sérénité.

Parce qu’un outil que l’on connaît bien, est un outil dont on se sert mieux, suivez mes conseils … vous serez d’une efficacité redoutable !

Planifiez votre retour

Pour ne pas stresser en revenant de congés, mieux vaut notifier, dans votre message d’absence, votre date de retour un ou deux jours après votre reprise effective. D’une part, cela vous permet de faire le tri de vos mails en toute tranquillité, avant de replonger dans la mêlée. D’autre part, vous pouvez travailler hors connexion pour traiter les messages et épurer le retard. Vous indiquerez ensuite à vos collègues que vous êtes à nouveau opérationnel

Nettoyez votre boite mail
La première étape, c’est de faire un grand nettoyage de votre boite de réception !

Si vous vous sentez le courage d’utiliser la méthode Coué, alors osez archiver ou supprimer tous les mails datant d’avant votre départ en vacances. En effet, soit vous y avez déjà répondu, soit l’expéditeur vous a relancé depuis, soit … il est déjà trop tard.

Pour les autres, voici quelques astuces de nettoyage :

  • Nettoyer le dossier en utilisant la fonction Nettoyer, pour éliminer les doublons

  • Parcourir la liste des mails reçus et supprimer tous ceux que vous ne lirez pas. Pour rester efficace et ne pas perdre trop de temps, je vous conseille de lire les mails en diagonale, vous pourrez, une fois classés, les relire minutieusement

  • Créer des dossiers, mais pas trop, pour classer les mails que vous voulez garder. Quelques exemples : Les mails à lire rapidement / à lire plus tard / ceux qui attendent une réponse / ceux à archiver… Par équipe, par projet, …. Un expéditeur en particulier

  • Utiliser la fonction recherche, faire un tri par critère et classer tous les mails dans des dossiers spécifiques. Ne laisser aucun mail non lu

  • Traiter immédiatement les mails qui nécessitent une réponse ou une action qui vous prendra moins de 2 minutes puis supprimez-les

  • Se désabonner des newsletters que vous ne lisez plus et qui peuvent devenir très rapidement envahissantes

  • Ne pas oublier de regarder dans le dossier Spam/indésirable : il se peut que des mails intéressants s’y soient glissés par erreur

Paramétrez votre boite mail

Malgré l’apparition de multiples outils de communication, le mail reste un vecteur trop utilisé de communication. Il est synonyme de tâches à accomplir. De ce fait, quelle que soit la manière dont vous paramétrez votre messagerie, les règles de traitement que vous mettez en place, ou le temps accordé à la gestion des mails, cela reste une tâche importante et récurrente de votre quotidien.

  • Hiérarchiser les mails en utilisant les règles de messages, les actions rapides, les catégories de couleur, les formes conditionnelles. Ne doivent rester dans la boite de réception que les mails jugés prioritaires qui nécessitent un traitement rapide

  • Désactiver les notifications d’arrivée ou alerte des nouveaux mails. La notification d’arrivée de mails peut être source de stress, car interruption dans votre travail et par conséquent une baisse de concentration. Quand on est moins interrompu, on est plus productif

  • Préparer des mails types en utilisant les signatures électroniques pour répondre à des questions qui portent sur des sujets similaires ou sur des questions récurrentes. Vous gagnerez un temps considérable au quotidien

Définissez des règles de bons usages

  • Réserver des plages horaires dans votre agenda pour gérer votre boite de réception. Le mail ne nécessite pas une gestion en temps réel, c’est un outil asynchrone. Il est recommandé de ne pas laisser sa boite mail ouverte et de traiter les mails au fil de l’eau. Les consulter à des moments précis de la journée, par exemple en arrivant au bureau le matin, avant la pause déjeuner, en début d’après-midi ou en fin de journée.

  • Répondre avec efficacité :
    • Dans le cas où les mails nécessitent une réponse ou une action qui vous prendra moins de 2 minutes : répondez immédiatement à chaque fois que vous le pouvez

    • Pour les mails qui nécessitent une action plus longue ou une réflexion, pensez à accuser réception du mail, en indiquant à votre interlocuteur le délai de votre réponse, cela rassura l’expéditeur et évitera les relances. Ensuite déconnectez-vous de votre boite mail et prenez le temps nécessaire pour l’écrire.

    • Si vous êtes en copie d’un message destiné à d’autres personnes, c’est généralement pour vous tenir informé, pas pour récolter votre avis, ne perdez donc pas de temps à répondre

    • Lorsque vous ne pouvez répondre à un mail faute de compétence et de réponse adéquate, ne le supprimez pas, transférez-le aux personnes concernées, afin d’apporter une réponse à l’expéditeur. Ce dernier vous en sera reconnaissant.

  • Définir des codes de diffusion permettant à chaque destinataire de gagner du temps lors de la réception d’un mail. Cela permet aussi à l’expéditeur de clarifier sa demande. Des codes simples (à mettre entre [ ]) à mettre en œuvre pour un résultat impactant :

    • Action requise + objet du mail =
    • Lecture requise + objet du mail
    • Réponse requise + objet du mail
    • Pour votre information + objet du mail
  • Vider votre boite de réception régulièrement : une fois par semaine par exemple pour repartir avec une boite propre. Une personne qui ne supprime ou ne classe aucun mail risque, un jour ou l’autre, de se sentir submergé par sa boite mail de devoir consacrer plusieurs heures à trier ses messages.

Conclusion

Vous voilà maintenant prêt à gérer votre boite mail de manière plus exhaustive.

Pour recevoir moins de mails, l’astuce est d’en envoyer moins … Réfléchissez bien avant de le poster et posez-vous la question de savoir si vous utilisez le bon canal de communication. En effet, Microsoft propose différentes solutions pour parer au problème de surcharge de mails :

  • Les réseaux sociaux d’entreprise : Yammer
  • La messagerie instantanée : Skype for Business
  • Des outils de travail collaboratif : Office 365
  • Des hubs de connexion : Microsoft Teams
  • Une To Do List : Microsoft To-Do

Et bien évidemment, si vous le pouvez, il est toujours plus agréable et très efficace de vous déplacer pour échanger physiquement avec votre interlocuteur. Privilégiez le facteur humain

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Par | 2018-11-30T00:12:47+00:00 septembre 3rd, 2018|Outlook, Trucs et Astuces|0 commentaire

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