Quand les assistant(e)s et le numérique se rencontrent…

De la secrétaire administrative…à l’ambassadrice numérique au cœur des usages et de la vie de l’entreprise, le métier a évolué !

Le métier de l’assistant(e) ne disparaît pas, il se transforme, il se réinvente…

La transformation numérique des entreprises est une réalité et par la même occasion, le métier de l’assistant(e) évolue. L’arrivée du micro-ordinateur a transformé les secrétaires en assistant(e)s et le numérique les transforme en véritable ambassadrice de l’organisation tournée vers la gestion de projet.

L’assistant(e) est naturellement un réseau social, un être collaboratif qui détient un savoir. Passer ce savoir au format numérique ne lui enlève rien car elle reste la garante de ce savoir. Ce n’est pas son rôle qui change mais la façon dont elle l’exerce.

De fait, l’assistant(e) numérique est une assistant(e) qui déploie de nouveaux modes de travail collaboratif, une assistante new world of work : Elle peut initier leurs managers et collaborateurs aux outils, organiser des événements dans l’entreprise, animer des réseaux de communication, mettre en place de nouvelles pratiques plus collaboratives… créer du lien et favoriser l’adoption. Le numérique est une très belle opportunité d’optimisation de son temps.

Grâce au numérique, l’Assistant(e) acquiert de nouvelles connaissances qui lui permettront une montée en compétences dans l’entreprise : collaboration, partage, échange, transmission des informations, planification, organisation, … Le numérique fait aujourd’hui partie de son quotidien : gain de temps, efficacité et sérénité !

En somme, une assistant(e) numérique est une assistant(e) « connectée », qui est identifiée sur les réseaux comme une experte métier, qui a une identité numérique et un réseau.

L’Assistant(e) au cœur de la transformation numérique

Les assistantes sont au cœur des organisations à la croisée des solutions technologiques et de l’Humain.  Elles sont les relais et les rouages incontournables de la transformation digitale. Elles accompagnent, elles amplifient, elles simplifient… et ont un rôle de facilitateur, soit un véritable hub de connexion, à l’instar des aiguilleurs du ciel pour que tout le monde trouve sa place et évolue en toute confiance et sécurité.

Plus que jamais les assistantes infusent la transformation, là où il faut déployer de nouveaux outils mais surtout et avant tout de nouveaux modes de travail collaboratifs ; les assistant(e)s sont un maillon clé pour accompagner les collaborateurs.

Mais pour cela, il a fallu accepter la façon de changer le métier. Historiquement ce qui faisait notre valeur c’est ce que l’on savait et ce que les autres ne savaient pas ; ce n’est plus tout à fait vrai ! car à l’heure de la transformation numérique, c’est la capacité à partager notre savoir et l’enrichir du savoir des autres pour un bénéfice commun.

Le numérique ce n’est pas seulement un sujet d’outils et aussi et beaucoup un sujet d’état d’esprit, un changement de posture.

Le numérique n’est pas un frein dans le métier mais un atout

Le numérique est un outil mais aussi et surtout c’est un état d’esprit. Force est de constater que le principal frein de l’assistant(e) à l’adoption de ces nouveaux usages est souvent l’assistant(e) qui n’ose pas changer leur façon de travailler. Les assistant(e)s attendent qu’on le leur demande, pensant à tort, que les outils vont les remplacer. Cependant, les outils ne se suffisent pas à eux-mêmes, et peuvent devenir nos pires ennemis si nous les maîtrisons mal.

Derrière l’outil, il y a l’humain !

Plus que jamais les assistant(e)s doivent avoir une ouverture d’esprit face à ces nouveaux outils informatiques, et sortir des usages traditionnels :

• Oser changer leur façon de travailler
• Accepter de faire différemment
• Avoir la volonté de suivre son temps, d’aller de l’avant, de ne pas « rester sur ses positions » et de suivre le sens de l’histoire.

Il est donc important que les assistant(e)s comprennent que le numérique n’est en aucun cas un danger pour ce métier. C’est au contraire une somme infinie d’opportunités si les assistant(e)s s’approprient le numérique pour travailler mieux, plus vite et ensuite s’investir sur des projets pour montrer leur valeur ajoutée.

Car le propre de ce métier réside dans la maxime : « mieux on le fait, plus il est invisible ». Le numérique va permettre de rendre visible l’invisible.

L’Assistant(e) numérique dans 10 ans

Difficile à lire dans l’avenir… Si nous reprenons la courbe de l’évolution du métier, l’arrivée du micro-ordinateur a transformé les secrétaires administratives en assistant(e)s multi-tâches et le numérique en ambassadrice de l’organisation multi-compétences tournée vers la gestion de projet. Il est donc inévitable de penser que forcément, l’assistant(e) aura connu encore quelques changements dans ses missions ; de par sa posture et la nouveauté et l’évolution exponentielle des outils du numérique.

Au-delà de son rôle d’ambassadrice, je suis persuadée que l’assistant(e) de direction dans 10 ans sera une véritable coordinatrice, la personne qui gère les interactions dans les organisations, qui met en relation, qui pilote des projets et les coordonne. Elle aura un rôle de négociatrice. En résumé, une personne qui sera plus une adjoint(e) de son responsable qu’une assistant(e).

L’ère de l’Intelligence Artificielle ne fait que commencer. Déploiement en force et en masse des outils numériques dans les années à venir, l’assistant(e) devra à mon sens, investir pleinement la coordination et la gestion de projets. Et puis, n’oublions pas la dimension psychologique de la fonction où l’empathie et l’anticipation sont maîtres-mots du métier.

Et là, l’humain a encore de belles années en perspective face à la machine si intelligente soit-elle !

Bref, l’essentiel – ce qui rejoint mes propos d’avant – est que l’assistant(e) se doit, d’une part, d’être au fait et d’avoir les bonnes pratiques numériques qui lui sont proposées… pour ne pas rester sur le quai, mais aussi développer ses Soft Skill (le savoir être, la communication, le leadership, …).

En conclusion

Le numérique, c’est ludique, inspirant, et un véritable atout pour le métier. Qu’on le veuille ou non, le numérique, c’est comme le passage à l’an 2000 ou l’arrivée de l’euro, on ne peut pas l’empêcher… Le numérique, c’est maintenant et demain, c’est l’ère de l’intelligence collective.

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