Le compte-rendu est un document très courant dans le monde de l’entreprise, car il permet d’établir un suivi des réunions.

Un compte-rendu efficace est un document de synthèse qui permet de résumer ce qui a été analysé pendant une réunion de travail afin de garder une trace de ce qui a été revu, et de voir rapidement les points traités pour la planification d’une prochaine réunion. Il permet de suivre l’avancement des décisions et plans d’action. Il apporte également aux absents l’essentiel des échanges.

Que cela soit en mode communicatif avec Word et Outlook ou en mode collaboratif avec OneNote, OneDrive ou SharePoint, les principes de base d’un compte-rendu restent les mêmes.

Comment faire ? Rien de plus simple…

Parce qu’un outil que l’on connaît bien, est un outil dont on se sert mieux, suivez mes conseils … vous serez d’une efficacité redoutable !

Tout ce que vous devez savoir pour bien rédiger un compte-rendu

Un compte-rendu de réunion pour être efficace doit être :

  • structuré et comporter un plan ou un ordre du jour
  • synthétique et complet
  • Ne retenir que l’essentiel des idées, sans ajout, sans omission, ni interprétation : on ne fait pas dire aux participants ce qu’ils n’ont pas dit, on ne supprime pas d’informations importantes, on n’ajoute pas d’informations qui n’ont pas été données lors de la réunion
  • clair et facile à comprendre
  • diffusé sans délai auprès des personnes concernées sous 2 ou 3 jours maximum
Les différents critères pour rendre un compte-rendu efficace

Quelques astuces

  • Pour ne rien oublier, je vous conseille d’écrire le compte-rendu juste après la fin de la réunion afin que les idées soient encore fraîches et claires
  • Prenez des notes pendant la réunion et si vous le pouvez, demandez à une autre personne d’en prendre également pour pouvoir les comparer. Il est important de noter rapidement les idées développées, ainsi que les données comme des locations ou des montants chiffrés s’y référant. L’idéal si vous ne pouvez utiliser votre ordinateur pour prendre des notes est de disposer d’un bloc de feuilles, afin de noter les points clés de manière espacée.
  • Utilisez toujours la même structure de compte rendu, afin de voir rapidement les avancements de projets.

Ce que vous devez retrouver dans un compte-rendu

1. Objet de la réunion
2. Date et l’ordre du jour
3. Liste des présents et leur fonction

  • éventuellement ajouter la liste des absents qui étaient également conviés
  • et les personnes tierces (en copie de la réunion mais qui n’ont pas participé)

4. Sujets abordés

  • Synthèse des discussions ou des présentations
  • Sans ajout, sans omission, ni interprétation : on ne fait pas dire aux participants ce qu’ils n’ont pas dit, on ne supprime pas d’information importante, on n’ajoute pas d’informations qui n’ont pas été données lors de la réunion.
  • Conclusions et décisions prises
  • Actions => mentionner le nom des responsables des actions et les échéances
  • Les points en suspens qui feront probablement l’objet d’une réunion ultérieure. Il est intéressant de noter pourquoi ces points n’ont pu être abordés, il peut s’agir d’un manque de données ou de l’absence d’un intervenant

5. Date et lieu de la prochaine réunion
6. Conclusion

Une fois rédigé, le compte-rendu doit être soumis aux différents intervenants qui ont participé à la réunion.

Conseil : Faites relire votre compte-rendu en amont par quelqu’un d’autre qui aurait assisté à la réunion pour clarifier les points avant d’envoyer votre version finale

Télécharger la fiche pratique «Microsoft OneNote – Guide d’utilisation» au format PDF avec sommaire interactif

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