L’outil de Gestion des Congés et Absences Juin à Mai

L‘outil indispensable pour optimiser la productivité d’un service ou d’une société.

Intuitif, facile d’utilisation, sans formation nécessaire, l’outil de Gestion des Congés et Absences se déploie en moins d’une heure et apporte une solution immédiate à un coût raisonnable.

Téléchargez et testez pendant 15 jours l‘outil de Gestion des Congés et Absences :

ainsi que la fiche pratique d’Aide au paramétrage de l’outil de Gestion des Congés et Absences

Au delà des 15 jours d’évaluation, si vous êtes convaincus par l’outil et souhaitez continuer à l’utiliser, il est nécessaire d’acheter une clé de licence. Les données de la version d’évaluation seront conservées et automatiquement mises à jour dans la version définitive.

Si dans certaines sociétés, la Gestion des Congés et Absences est gérée par des logiciels dédiés ou au sein des Ressources Humaines, le planning des congés reste une mission importante dans les petites structures. Simple à l’origine, la Gestion des Congés et Absences des collaboratrices, des collaborateurs et des managers s’est quelque peu complexifiée depuis ces dernières années avec l’arrivée des RTT, des différents types d’absences (exceptionnels, journée de solidarité, récupération, formation, congé parental, …), imposant une gestion spécifique. Anticipation et rigueur, telles sont les clés pour gérer avec succès les plannings de congés.

J’ai développé l’outil de Gestion des Congés et Absences sous Microsoft Excel, pour gérer le planning de suivi des différents types d’absences (congés payés, RTT, exceptionnels, récupération, congés maladie, formation, divers…) afin de répondre spontanément avec efficacité et le plus simplement possible aux demandes des collaboratrices, des collaborateurs et des managers.

Plus de copier-coller, ni de relance pour récupérer quelques feuilles volantes ou demandes oubliées, voire même perdues. Les tâches administratives sont automatisées pour un bénéficie immédiat de gain de temps et de fiabilité.

L’outil de Gestion des Congés et Absences ne doit en aucun cas se soustraire aux systèmes/logiciels utilisés par les Ressources Humaines ; il est un complément d’informations dédié à la gestion des congés et absences et non pas un outil de validation des demandes des collaborateurs.

Comment fonctionne l’outil de Gestion des Congés et Absences ?

Créé sous Microsoft Excel, sur la base d’un calendrier perpétuel, l’outil de Gestion des Congés et Absences gère tous les types de congés et absences par service et/ou par équipe de la manière suivante :

  • Consultation des soldes et des états des congés
  • Historique des congés et absences par collaborateur
  • Synthèses, tableaux de bord, jours travaillés par an…
  • Gestion des ½ jours de congés ou RTT, gestion des samedis travaillés
  • Calcul automatique des soldes
  • Tri par nom des Employés Nouveau
  • Réinitialisation de l’outil avec report des congés N-1  Nouveau
  • Réinitialisation totale de l’outil Nouveau
  • La clé de réussite de ce tableau est dans un premier temps d’enregistrer les informations concernant les collaboratrices, les collaborateurs et les managers (nom, prénom, service, email, téléphone), puis de paramétrer le nombre de congés payés et RTT autorisés, et les jours de récupération si besoin.
  • Les jours fériés et les jours travaillés pour chaque collaborateur (sur la base de 252 jours ouvrés et de 295 jours avec les samedis travaillés) sont intégrés automatiquement.
  • Des menus déroulants permettent en un seul clic d’enregistrer le type de congés ou d’absence.
  • Les soldes de congés payés, RTT, jours de récupération sont mis à jour automatiquement. De même, le planning de gestion de congés et absences toujours à jour est consultable en temps réel.
  • L’utilisation de filtre automatique permet d’afficher uniquement les employés ce que vous désirez voir et masquer tout le reste.
  • A la fin de chaque exercice, l’outil peut être réinitialisé et les différentes vues (par mois ou synthèse) imprimées.

Quels sont les avantages de l’outil de Gestion des Congés et Absences ?

Intuitif, simple d’utilisation, sans formation nécessaire et à moindre coût, l’objectif de l’outil de Gestion des Congés et Absences, est de permettre un accès rapide aux informations.

Quel que soit le mode de fonctionnement d’un service ou d’une société, les rotations de personnel pendant les périodes de congés sont trop souvent des casse têtes pour les managers qui ont besoin en temps réel du planning de congés de leurs collaborateurs pour s’organiser et s’assurer d’une continuité de service.

En mettant en place l’outil de Gestion des Congés et Absences, qu’ils travaillent à temps plein ou à temps partiel, qu’ils soient en CDI ou en CDD, stagiaires ou en alternance, toutes les collaboratrices et tous les collaborateurs peuvent consulter en temps réel et à tout moment, les informations relatives à leurs congés.

En conclusion : l’outil de Gestion des Congés et Absences est donc un instrument de pilotage essentiel et indispensable permettant d’optimiser la productivité d’un service et/ou d’une société.

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Par | 2018-07-06T16:04:33+00:00 juin 26th, 2018|Boîte à outils, Excel|0 commentaire

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