Le mail reste le moyen le plus utilisé dans les échanges intra et inter-entreprises, malgré l’apparition de nouveaux outils de communication. Il est synonyme de tâches à accomplir.

S’il est bien utilisé, le mail permet de faire gagner du temps et de la productivité. Dans le cas contraire, il peut causer du stress et des incompréhensions, les effets indésirables seront la perte d’information, la surinformation, et la création de tensions. Débordés et voulant être réactifs, nombre de personnes ont souvent tendance à apporter une réponse trop rapide, instantanée, générant des confusions et un manque de diplomatie.

Il est donc important de définir des codes de bonnes pratiques permettant à chaque destinataire de gagner du temps lors de la réception d’un mail et à chaque expéditeur de clarifier sa demande.

Les codes de bonnes pratiques et de diffusion

  • L’objet du mail doit être simpliste et explicite. Il doit attirer l’œil du lecteur et aller droit au but. Au-delà de 8 mots, l’objet risque de ne pas apparaître en entier, notamment sur les smartphones.

  • Il est donc important de définir une codification de diffusion qui constitue un facteur de plus grande lisibilité et d’accessibilité. Des codes simples (mis entre crochets) à mettre en œuvre pour un résultat impactant :

Codification Objet Mail

Comment faire ? Rien de plus simple…

Parce qu’un outil que l’on connaît bien, est un outil dont on se sert mieux, suivez mes conseils … vous serez d’une efficacité redoutable !

Codifier de manière automatique ?

Dans ce tutoriel, je vous propose de voir comment, grâce à une macro VBA Outlook, il est possible d’intégrer un code automatique dans l’objet d’un mail avant de l’envoyer. Pour cela, quelques règles de bases avant de commencer :

  • Régler les paramètres des macros
  • Ajouter l’onglet Développeur
  • Créer la macro en utilisant le code ci-dessous
Copy to Clipboard

Consulter la fiche pratique pour découvrir pas à pas, de manière claire et efficace comment : 

  • Régler les paramètres des macros
  • Ajouter l’onglet Développeur

Télécharger la fiche pratique «Microsoft Outlook – Codifier automatiquement l’objet d’un mail» au format PDF avec sommaire interactif

L’astuce pour recevoir moins de mails, est d’en envoyer moins

Réfléchissez bien avant de le poster et posez-vous la question de savoir si vous utilisez le bon canal de communication. En effet, Microsoft propose différentes solutions pour parer au problème de surcharge de mails :

  • Les réseaux sociaux d’entreprise : Yammer
  • La messagerie instantanée : Skype for Business
  • Des outils de travail collaboratif : Office 365
  • Des hubs de connexion : Microsoft Teams
  • Une To Do List : Microsoft To-Do

Et bien évidemment, si vous le pouvez, il est toujours plus agréable et très efficace de vous déplacer pour échanger physiquement avec votre interlocuteur. Privilégiez le facteur humain

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